¿Llevas tiempo posponiendo una tarea de tu lista de tareas? ¿Es de esas tareas que no sabes por dónde meterle mano? Esto podríamos decir que es un bloqueo productivo que te impide conseguir tus objetivos, los que te hayas fijado en relación con esta tarea.
En el caso que te estoy contando se debe a una deficiencia en la definición de la tarea.
Lo más probable es que se trate de una tarea compleja que requiera la realización de un conjunto de acciones que no has definido.
Has de considerarla entonces como un proyecto y definir estas acciones como partiéndolo en acciones más pequeñas. Pero no siempre podemos definir estas acciones de una sentada, porque ni siquiera tenemos claro cuales son las acciones para llevar a cabo. Incluso este proyecto puede dividirse en proyectos más pequeños.
Te voy a presentar un proceso de 5 pasos para hacer frente a este tipo complejo de proyectos.
Esa tarea que se eterniza en tu lista de pendientes
Cuando te pones a trabajar desde casa la productividad se vuelve un reto, por muchas razones que tú conoces.
Por ejemplo, las distracciones.
Cuando trabajas fuera de casa los asuntos de la casa y el trabajo no se mezclan tanto.
También está es asunto de los resultados cuando trabajas por tu cuenta.
No vas a ganar dinero por el número de horas que le dediques a tu negocio o porque hagas muchas tareas, si éstas no producen el resultado deseado.
De ahí que la productividad sea uno de los principales retos del infoemprendedor, como ya te has dado cuenta
y que nos pongamos a ver cómo puñetas nos organizamos para sacar el máximo partido a nuestro limitado tiempo.
Estudiemos sistemas como GTD y nos esforcemos en aprender hábitos productivos.
Es por este motivo por el que posiblemente ya estés usando listas de tareas y para organizar tu trabajo.
Y seguro segurísimo que tienes una tarea (o más) que vas dejando, porque no sabes por donde atacarla.
Entonces ocupas tu tiempo con otras tareas que están mejor definidas, tienes una idea más clara del tiempo que te van a llevar y el nivel de concentración que precisan.
La consecuencia es que esto te perjudica porque no puedes conseguir tus objetivos que te hayas propuesto con esa tarea si es que es realmente importante, si no fuera importante ya puedes ir eliminándola de tus listas.
Ejemplos propios de este tipo de tareas tomadas como acciones pero que en realidad son proyectos:
- Reformar el embudo de conversión de mi blog
- Cambiar el incentivo para los suscriptores
- Crear la nueva página home
- Agendar en un calendario los VeoBlogs de los próximos 6 meses
Específica, detalla, desglosa o deja pudrirse estas tareas en tus listas.
Tipos de proyectos y acciones
Seguramente habrás oído el sabio consejo de dividir las tareas en acciones más pequeñas.
Si tienes un bebé en casa, con mayor razón aún, divides las tareas en acciones mínimas que puedas estar segura de que las realizas en una sentada.
Pero, ¿qué ocurre cuando no tienes idea de cuáles serán las acciones que tendrás que realizar?
Hay una opción para no detenerte, definir una primera acción y después la otra, aunque no tengas idea de la secuencia total de acciones.
En este caso no vas a tener en absoluto control sobre cuándo terminarás esa tarea concreta.
No vas a poder asignarle una fecha límite.
Es posible que incluso no estés seguro de cuál sea esa primera acción a realizar…
Pero siempre hay una primera acción en este caso: planificar.
Estas tareas complejas en las que tienes que averiguar y/o decidir la cadena de acciones simples que requieren necesitan una planificación.
5 pasos para crear un proyecto complejo
Para facilitar esta tarea de planificación te propongo estos 5 pasos que no son más que los 5 pasos que cualquiera de nosotros damos de manera natural cuando queremos planificar algo.
Son naturales, pero es bueno especificarlos porque los humanos perdemos con harta frecuencia la naturalidad ¿a qué sí?
1 ¿Por qué?
Primerito que todo, para no ir a parar a cualquier lugar, sino a donde realmente quieres, determina el propósito, la razón, el fin último por el que quieres llevarlo a cabo.
Esto te va a ayudar enormemente en las decisiones que tomarás a continuación.
2 ¿Qué?
Aclara tu visión de lo que esperas conseguir con este proyecto. ¿Cuál es el resultado final que deseas?
De esta manera podrás decidir cuándo has terminado el proyecto con éxito.
Con estas dos primera preguntas ya tenemos el alfa y el omega. De dónde partimos y a dónde queremos llegar.
3 ¿Cómo?
Si supieras el cómo, no te habrías embarcado en esta tarea.
Los pasos anteriores son preliminares y aquí es dónde la peinan.
Tal vez tengas que ilustrarte, consultar, revisar materiales, estudiar.
Puedes ayudarte de mapas mentales.
Sentarte a escribir es importante para mantener el enfoque el tiempo suficiente como para generar cuantas ideas sea posible.
Seguramente tendrás que hacer una lluvia de ideas.
Si estás familiarizado con el uso de las lluvias de ideas no necesito recordarte que no importa que las ideas sean descabelladas.
Aquí no hay censura, eso vendrá después.
Lo que importa es tener muchas ideas con las que elaborar el plan.
4 Organizar
Ahora se trata de elaborar toda esa masa de ideas.
- Revisar ideas
- Filtrar ideas
- Establecer fases, prioridades
- Saber qué acciones van primero y después.
- Qué proyectos (grupos de acciones) y subproyectos hay que definir...
5 Determinar las próximas acciones
Este es el final feliz, siempre que no te detengas por otros motivos.
Al fin tendrás desglosadas las acciones en la lista o listas que necesitabas.
También puede ser que algunas se vayan desglosando progresivamente, pero lo vas a tener todo más claro en general y es más improbable que te bloquees.
Tendrás acciones concretas que de las que puedes estimar más o menos cuanto tiempo y nivel de concentración precisarás, y por tanto no pospondrás como habías hecho hasta el momento.
Espero que estos pasos arrojen luz sobre lo que tienes que hacer cuando compruebas que el tiempo avanza y hay cosas importantes que se quedan por hacer porque se te hacen enormes y abstractas.
[…] que ya estás siguiendo algunos consejos, como hacer listas y […]
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